Obsługa prawna spółek - jaki jest zakres?

Obsługa prawna firm to jedna z typowych usług świadczonych przez kancelarie prawne z doświadczeniem korporacyjnym. Dla podmiotów gospodarczych taka pomoc może okazać się nieocenionym wsparciem w bieżącym prowadzeniu biznesu. Nadal jednak wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, jakie czynności związane z funkcjonowaniem spółki kryją się pod pojęciem bieżącej obsługi prawnej.

Polski system prawny i podatkowy uchodzi za jeden z najbardziej skomplikowanych w całej Europie. Liczne wyjątki, złożone przepisy i nieustannie zmieniające się interpretacje oraz linie orzecznicze powodują, że interesy spółki często są zagrożone nawet wtedy, gdy nie prowadzi ona szczególnie ryzykownego rodzaju działalności.

Decydując się na kompleksową obsługę prawną, wspólnicy zyskują pewność, że działają w granicach obowiązującego prawa i w zgodzie z sektorowymi wytycznymi. Kancelaria prawna wspiera także optymalizację prowadzonej działalności na polu biznesowym i podatkowym. 

Wśród polskich przedsiębiorców panuje przekonanie, że usługi prawne są kierowane przede wszystkim do spółek kapitałowych, jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy spółki akcyjne. W rzeczywistości obsługa prawna może być kierowana do wszystkich spółek prawa handlowego. Rodzaj spółki nie ma aż tak dużego znaczenia, ponieważ spółka jawna często styka się z tymi samymi ograniczeniami, co podmioty notowane publicznie, choć zwykle na nieco mniejszą skalę.

Konsultacje prawne w spółkach mogą dotyczyć wielu kwestii - począwszy od zagadnień sektorowych, związanych z danym rodzajem działalności gospodarczej, aż po zagadnienia typowo korporacyjne. Na jaką pomoc może liczyć przedsiębiorca w ramach obsługi prawnej?

Bieżące doradztwo prawne

W ramach usługi bieżącego doradztwa prawnego prawnicy zajmują się kwestiami organizacyjnymi, które mają bezpośrednie przełożenie na to, czy spółka funkcjonuje w obrocie w sposób prawidłowy. Takie działania obejmują m.in.:

• podwyższenie kapitału zakładowego;
• obniżenie kapitału zakładowego;
• czynności związane ze zmianą umowy spółki oraz zgłaszaniem zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Na obsłudze prawnej zyskają także przyszli przedsiębiorcy, którzy dopiero planują założenie spółki. Pomoc prawna obejmuje formalności związane z rejestracją spółki oraz pozyskaniem niezbędnych zezwoleń, licencji i koncesji.

Projektowanie i opiniowanie umów

Prawnik doświadczony w zakresie obsługi korporacyjnej pomoże w zakresie przygotowywania kontraktów. Mogą to być proste umowy związane ze sprzedażą udziałów w spółce osobie trzeciej, ale również typowe umowy handlowe, jak np. kontrakty dostawy, najmu, dzierżawy, czy związane z przeniesieniem autorskich praw majątkowych.

Radca prawny lub adwokat znający prawo kontraktowe pomoże zabezpieczyć interesy reprezentowanego klienta, a także zidentyfikuje ewentualne zagrożenia biznesowe, prawne i podatkowe. Dzięki wykwalifikowanej pomoc spółka może podpisywać kontrakty bez obaw o późniejsze reperkusje.

Zmiany umowy spółki

Zmiana umowy spółki często jest niezbędnym krokiem, którego wykonanie pozwala adaptować firmę do zmian koniunktury. Zmiana umowy jest też niezbędna, jeżeli dojdzie do modyfikacji któregokolwiek z jej obligatoryjnych elementów. Obowiązujące przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują złożoną procedurę zmiany umowy. Nie wystarczy podjęcie stosownej uchwały. Niezbędne jest także dokonanie zgłoszenia do KRS oraz ogłoszenia zmian w MSiG. Dodatkowo proces zmiany wygląda nieco inaczej w spółkach osobowych i kapitałowych.

Obsługa prawna spółek w zakresie zmian umowy spółki polega na analizie aktów organicznych danego podmiotu, zasugerowaniu niezbędnych zmian oraz dopełnieniu formalności. Warto pamiętać, że modyfikacja umowy przebiega nieco inaczej w zależności od tego, czy podmiot został założony poprzez Portal Rejestrów Sądowych, czy z wykorzystaniem formularza dostępnego w systemie S24.

W ramach obsługi korporacyjnej kancelarie prawne oferują także obsługę prawną zgromadzeń wspólników, walnych zgromadzeń, zarządu i rady nadzorczej.

Sprawowanie pieczy nad prawidłowością przebiegu spotkania gwarantuje, że odpowiada ono wymaganiom określonych w przepisach, a uchwała podjęta w jego przebiegu nie zostanie zakwestionowana.

Obsługa prawna uchwał zgromadzeń wspólników oraz pozostałych organów zapewnia płynność prowadzonej działalności, minimalizację ryzyka wystąpienia sporu korporacyjnego. Warto pamiętać, że uchwały pełnią niezwykle doniosłą funkcję w spółce prawa handlowego. Są podejmowane w związku z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, wypłatą dywidendy, czy udzieleniem absolutorium.

Wsparcie prawne w sporach korporacyjnych

Profesjonalna obsługa sporów korporacyjnych pozwala na sprawne zażegnanie konfliktu, jaki może pojawić się między wspólnikami albo między wspólnikami a spółką. Prawnik może pomóc w sprawach związanych m.in. z:

• wytaczaniem powództw o uchylenie uchwały lub stwierdzenie jej nieważności;
• roszczeniami w stosunkach korporacyjnych (np. wynikających z prawa pierwokupu do nabycia udziałów lub akcji albo opcji call i put);
•  żądaniem rozwiązania spółki lub wyłączenia wspólnika ze spółki;
• roszczeniami odszkodowawczymi actio pro socio.

Samodzielne prowadzenie sporu sądowego jest bardzo trudne, ponieważ wymaga nie tylko dobrej znajomości przepisów prawa, ale także stanowisk judykatury i doktryny. Obsługa prawna może przyjąć postać zastępstwa procesowego przed sądem powszechnym.

Optymalizowanie obciążeń podatkowych

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością odprowadzania podatków. To może być PIT, jak w spółkach osobowych, ale także CIT, VAT lub akcyza. Wszystko zależy od rodzaju spółki oraz przedmiotu działalności.

Obsługa prawna spółek obejmuje doradztwo prawne oraz zastępstwo przed organami podatkowymi. Doświadczeni specjaliści doradzą w zakresie optymalizacji opodatkowania, korzystania ulg i zwolnień podatkowych. W kwestiach problemowych wystąpią o interpretacje indywidualne lub opinie zabezpieczające.

Warto pamiętać, że polski system podatkowy przewiduje szereg preferencji, jak chociażby ulga B+R, estoński CIT, czy ulga na robotyzację.

Każde z tych rozwiązań nakłada na przedsiębiorcę inne wymagania, które należy spełnić. Szczególnie dużo wątpliwości wśród przedsiębiorców budzi właśnie estoński CIT, którego konstrukcja była kilkukrotnie zmieniana.

Wsparcie prawnika w procedurze AML oraz procedurze compliance

Obsługa prawna spółek obejmuje także opracowanie oraz implementację odpowiednich procedur, o których mowa w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML). To akt prawny, który wprowadza pojęcie instytucji obowiązanej, nakładając na nią cały szereg obowiązków. Aby zapewnić zgodność z prawem działalności spółki, prawnicy:

• dokonują identyfikacji i oceny ryzyka związanego z AML;
• wdrażają środki bezpieczeństwa finansowego dopasowane do skali oraz stopnia złożoności prowadzonej działalności;
• gromadzą informacje, o których mowa w ustawie AML oraz przekazują je do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz organów ścigania;
• wdrażają działania organizacyjne, w tym opracowują politykę AML;
• współpracują w określonym zakresie z GIIF.

Wdrożenie procedur AML jest tym trudne, tym bardziej, że ustawodawca pozostawił instytucjom finansowym bardzo szerokie pole do działania, poprzestając na ogólnych wytycznych. Zaniedbania na polu AML mogą skutkować nałożeniem bardzo wysokiej kary finansowej.

Obsługa spraw związanych z bieżącym funkcjonowaniem spółki przez podmiot zewnętrzny daje wspólnikom możliwość prężnego rozwoju działalności gospodarczej, ponieważ mogą oni skupić się na biznesie. Zaletą profesjonalnej obsługi prawnej jest dopasowanie jej zakresu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy.

Decydując się na wybór obsługi prawnej warto rozważyć Oniszczuk & Associates - zakładanie spółek i obsługa prawna. To doświadczony zespół profesjonalistów, którzy gwarantują wsparcie wspólników spółek we wszystkich kwestiach związanych z rozwojem biznesu.