Jak Sztuczna Inteligencja zmieni twoją małą firmę [VII Forum Przedsiębiorczości]

To nie moda, nie nowinka, tylko coś, co zmienia biznes i wpływa na jego sukces. Także w małych firmach. Jak wykorzystać Sztuczną Inteligencję, by ograniczyć koszty i zwiększyć efektywność?

„Odpowiedz w ośmiu punktach, w jaki sposób Sztuczna Inteligencja wpłynie na działalność małych firm (sektor MŚP) w Polsce, prowadzonych w mniejszych miejscowościach, w jaki sposób można ją wykorzystać do usprawnienia procesów, rozwoju i zwiększenia wpływów” - tak mogłoby brzmieć pytanie zadane ChatBotowi o taki tekst. Są redakcje, które takie materiały publikują, zapominając jednak, że Sztuczna Inteligencja tworzy je na podstawie tego, co już napisano, więc ich wartość jest niewielka. Ale media to jedno, branże specyficzne, kreatywne, co innego firmy usługowe i produkcyjne drugie. Tam Sztuczna Inteligencja wiele może zmienić i usprawnić. 

Pamiętacie, jak kilkanaście lat temu reagowały małe firmy na platformy społecznościowe? „A, to tylko jakaś nowinka”. „W czym mi to pomoże?”. „Nie znam się na tym”. „Jak niby na tym zarobić?”. Dziś większość jest tam obecna. Nie dlatego, że taka jest moda, a dlatego, że tam jest klient. Podobną sytuację mamy dziś ze sztuczną inteligencją. Pierwszy ChatGPT pojawił się jesienią 2022 roku, a dziś o sztucznej inteligencji mówią wszyscy. Nie tylko mówią, ale już zaczynają rozumieć, że ona wiele w biznesie zmieni. Choćby zapotrzebowanie na konkretne zawody. Lista tych, które mogą zniknąć, obejmuje branże od lewa do prawa. Są na niej między innymi:

• sekretarki
• asystenci biurowi
• pracownicy banków
• archiwiści
• księgowi
• pracownicy produkcji
• kasjerzy i sprzedawcy w sklepach detalicznych
• agenci ubezpieczeniowi
• pośrednicy kredytowi
• taksówkarze
• kierowcy samochodów dostawczych
• analitycy danych 
• pracownicy ochrony i monitoringu
• telemarketerzy
• magazynierzy
• pracownicy logistyki
• operatorzy maszyn
• asystenci prawni.

Dziś około 11 procent małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z narządzi sztucznej inteligencji. Więcej niż średnio w Unii Europejskiej (8 procent) a dużo mniej niż choćby w Finlandii (15 procent). AI to nie nowinka, to zmiana sposobu uprawiania biznesu. Kto pierwszy wdroży takie narzędzia w swojej firmie ten wyprzedzi konkurencję. Zaznaczmy od razu, że są dwie drogi: możemy próbować robić to samemu, możemy korzystać z narzędzi, które są już dostępne. Którą przedsiębiorca wybierze, to już jego decyzja. Gdzie AI się przydaje? 

Stos faktur, które trzeba wprowadzić ręcznie do systemu. Płatności, które trzeba zrealizować i te, których trzeba pilnować, by wpłynęły na konto. Raporty, analizy, zestawienia. To rzeczywistość każdej firmy. Czym jest mniejsza, tym koszt tych procesów w stosunku do przychodów jest wyższy. Ale nie da się tego segmentu działalności wyeliminować. Można za to ograniczyć koszty. Większość prostych prac biurowych można za pomocą AI zautomatyzować. To zaoszczędzi nam czas i obniży koszty. 

Na początek ważne rozgraniczenie: zaplanowanie działań marketingowych i reklamowych to jedno, kanały dystrybucji komunikatów - drugie. W tą pierwszą dziedzinę AI wkracza tempem Usaina Bolta, sedno tej drugiej to zasięgi, które trzeba posiadać, by z komunikatem dotrzeć do odbiorcy. 

Każdy klient lubi być doceniony, każdy chce być traktowany wyjątkowo. Narzędzia AI są w tym nieodzowne: świetnie sprawdzają się w przygotowaniu spersonalizowanych opisów produktów oraz spersonalizowanych mali do klientów.
AI sprawdza się także w szukaniu inspiracji na reklamę, rolkę czy przekaz marketingowy. Co więcej, potrafi już tworzyć proste reklamy graficzne i wideo, choć tu trzeba korzystać z bardziej zaawansowanych chatbotów, zwykle płatnych (miesięczny abonament). AI przygotuje także post na FB czy Instagram, napisze tekst reklamowy, wymyśli hasło. Dla dużych firm te prace wykonują często agencje reklamowe, mniejszych firm na ich usługi nie stać. 

Mając reklamę możemy poszukać kanałów, które zapewnią jej dystrybucję. Czy to stron na FB, portali, mediów, które posiadają zasięgi. Dzięki temu mamy pewność, że nasz komunikat dotrze do klienta. Bo najlepszy nawet post, nawet płatny, wiszący na stronie bez tysięcy polubień, nie pomoże. 

Pytania od klientów o godziny otwarcia? Zapytania o promocję? Prośba o ofertę? Takie maile w każdej firmie to oczywistość. Klienci chcą odpowiedzi na już, nie lubią czekać, a przecież małych firm nie stać na utrzymywanie takiej obsługi non stop. ChatBoty potrafią odpowiadać na takie pytania 24 godziny na dobę siedem dni w tygodniu, w dodatku bardzo szybko uczą się interakcji, więc „rozumieją” specyfikę firmy. W dodatku potrafią po czasie nauki przewidzieć, czego klient będzie potrzebował i same wysyłać korespondencję. Na podstawie oferty firmy i bazy mailingowej mogą także przygotować newslettera dla klientów. To jedno z najbardziej niedocenianych przez małe firmy narzędzi marketingowych.

Dbanie o zamówienie towarów i stan magazynowy. Efektywne rozplanowanie tras kierowców. Modyfikowanie tras w zależności od sytuacji drogowej. Nawet - rozmieszczenie towarów na półkach i magazynach. AI potrafi to wyliczyć, przeliczyć i błyskawicznie zaproponować rozwiązania. Są już gotowe rozwiązania. 

Który kandydat jest najlepszy? Jak opracować zestaw pytań badający przygotowanie kandydata do wykonywania konkretnych zadań w formie? Jak przygotować ofertę dla pracowników, by była konkurencyjna wobec tych proponowanych przez inne firmy? Sztuczna inteligencja analizuje i podpowiada. W przypadku większych firm jest w stanie zautomatyzować pierwsze etapy selekcji (choć nigdy nie zastąpi bezpośredniej rozmowy).

Kto prowadzi firmę, ten już wie, że od 1 lutego 2026 działać będzie Krajowy System e-Faktur (KseF), czyli państwowy system teleinformatyczny do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Małe firmy wejdą do niego 1 kwietnia 2026. Będę musiały wdrożyć system i zintegrować oprogramowanie. Automatyzacja tego procesu to już nie przyszłość, ale najbliższe miesiące. To będzie jedna z największych reform polskiego systemu skarbowego. Wdrożenie tego systemu w oparciu o narzędzia AI ograniczy koszty działalności. 

Dane, dane, dane - to dziś podstawa biznesu. Wiedza o tym, czego chce klient, jakie ma preferencje, skąd pochodzi. To już dziedzina specyficzna, wiele małych firm jeszcze nie jest świadoma, jak wielki ma to wpływ na sukces biznesu. Sztuczna inteligencja jest tu nawet nie tyle potrzeba, co niezbędna. Analizuje szybciej, dokładniej, wyciąga pewniejsze wnioski.